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RECHT: Wie lange muss ich Dokumente aufbewahren?

Endlich bin ich dazu gekommen, meine Steuererklärung auszufüllen. Nun frage ich mich, wie lange eine Privatperson Unterlagen wie Rechnungen, Post- und Bankauszüge, Krankenkassenabrechnungen einschliesslich Prämienzahlungen oder Steuerunterlagen archivieren muss.
Hugo Berchtold
Bild: Archiv LZ/Nadia Schärli

Bild: Archiv LZ/Nadia Schärli

Massgebend für die empfohlene Aufbewahrungsdauer ist die im Zivilrecht geregelte Verjährung. Forderungen und Ansprüche aus den verschiedensten Vertragsverhältnissen können nach Ablauf der Verjährungsfrist nicht mehr durchgesetzt werden. Allgemein besteht in der Schweiz eine Verjährungsfrist von zehn Jahren für sämtliche Forderungen aus Verträgen, soweit im Gesetz nichts anderes vorgesehen ist.

Unterschiedliche Fristen

Bereits nach zwei Jahren verjähren Forderungen, die aufgrund eines Versicherungsvertrages entstanden sind. Auch bereits nach zwei Jahren verjähren in der Regel die Ansprüche beim Kauf von Haushaltgeräten. Garantiezertifikate sind bis zum darauf festgehaltenen Datum gültig. Ist nichts vereinbart, gelten beim Kauf und bei der Reparatur von Gegenständen zweijährige Garantiefristen.

Für Arzt- und Anwaltshonorare, Rechnungen des Handwerkers sowie periodisch wiederkehrende Rechnungen für Mietzinse, Telefon, Elektrizität und Wasser ist die Verjährung auf fünf Jahre festgesetzt. Auch ausstehende Lohnguthaben können nach Ablauf von fünf Jahren nicht mehr eingefordert werden. Bei Darlehen, gewissen Honorarforderungen, bei Schadenersatz aus Vertragsverletzungen und in der Regel auch für Steuerschulden sind zehn Jahre bis zum Eintritt der Verjährung abzuwarten. Verlustscheine verjähren nach zwanzig Jahren.

Die Verjährungsfrist hat in erster Linie zur Folge, dass man während dieser Frist in der Lage sein sollte, die Bezahlung von Forderungen belegen zu können. Bevor nämlich eine Schuld verjährt, muss der Schuldner im Streitfall beweisen können, dass er die Leistung oder Zahlung erbracht hat. Es empfiehlt sich daher, Krankenkassenbelege, Handwerker-, Telefon-, Elektrizitäts- und Wasserrechnungen sowie Bankauszüge mindestens entsprechend der unterschiedlichen Verjährungsfristen aufzubewahren.

Zu berücksichtigen ist auch, dass verschiedene Belege (Lohnausweis, Spesenbelege u. a. auch für die Steuererklärung benötigt werden und daher während zehn Jahren aufbewahrt werden sollten.

Unbegrenzt aufbewahrt werden sollten Dokumente zur Pensionskasse, Rechnungen für Anschaffungen, die bei einem Schadensfall der Hausratversicherung relevant sein können, sowie Unterlagen zu Erbschaften und Schenkungen. Auch Belege über den Kontostand zum Zeitpunkt der Heirat sollten unbegrenzt aufbewahrt werden.

Pflicht für Firmen

Für Einzelfirmen und Personengesellschaften besteht seit dem 1. Januar 2013 eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und unter Umständen Revisionsberichte. Zudem gibt es eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohnausweise. Diese Frist gilt zudem auch für Arbeitszeugnisse und Referenzauskünfte. Sogar zwanzig Jahre beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen, die in Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen stehen.

Hugo Berchtold

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