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Zürcher Start-Up-App ersetzt das schwarze Brett

Auch Angestellte ohne PC-Arbeitsplatz und Firmen-E-Mail sollen informiert sein. Eine Schweizer App macht es möglich. Sie wird mittlerweile auch in Übersee eingesetzt.
Andreas Lorenz-Meyer
Schwarze Bretter erreichen nicht immer alle Mitarbeiter. (Bild: Getty)

Schwarze Bretter erreichen nicht immer alle Mitarbeiter. (Bild: Getty)

Stobag, Spezialist für Beschattungssysteme, hat weltweit 700 Mitarbeiter. 60 Prozent arbeiten nicht am PC und haben keinen E-Mail-Account. Lange Zeit lief ihre interne Kommunikation analog übers schwarze Brett. Die Mitarbeiter bekamen so nur mit, was dort stand oder was ihnen die Vorgesetzten persönlich mitteilten. Das änderte sich, als Stobag Anfang 2017 die Schweizer Mitarbeiter-App Beekeeper einführte. Nun fliessen die Informationen via Smartphone.

Mehr als 70 Prozent der Mitarbeiter nutzen die App. «Die Kommunikation hat sich dadurch drastisch geändert», so Mediensprecher René Merkli. Die Geschäftsleitung kann unter anderem Unternehmenserfolge direkt weitergeben. Zu Beginn flossen vor allem solche Top-down-Informationen. Mittlerweile gehen auch viele Bottom-up-Informationen von den Mitarbeitern in Richtung Führungsebene. Jeder kann über Produktenamen oder -veränderungen abstimmen, Beiträge der Führungsebene lassen sich kommentieren. «Die Verbundenheit zum Unternehmen ist dadurch gestiegen», sagt Merkli. Zu den grössten Veränderungen durch Beekeeper gehört das Teilen von Best-Practice-Beispielen. Ein Mitarbeiter sieht über die App zum Beispiel, wie die Kollegen in Nordamerika ein Problem gelöst haben, und übernimmt die Idee in der Schweiz.

Über 500 Unternehmen nutzen Beekeeper

Auch bei der Zaugg AG Rohrbach, die Hallen und Wohnbauten fertigt, läuft die Kommunikation über Beekeeper. Die 120 Mitarbeiter erhalten einerseits News. «Neueintritte und Dienstjubiläen können wir so einfach und zeitnah allen zugänglich machen», so Reto Moser von der Geschäftsleitung. Andererseits posten Mitarbeiter selbst Erfolgsmeldungen von Baustelle oder Kraneinsätzen. Ein weiterer Vorzug der App: «Wir versenden im Bereich Holzbau die Einsatzplanung für den nächsten Tag über Beekeeper. So weiss jeder Mitarbeiter bereits am Vorabend, wo er am nächsten Tag eingesetzt werden wird.» Auch Schadenmeldungen erfasst man über die App und versendet sie mit Fotos an die Schadenabteilung.

Hinter der Bienen-App steckt das gleichnamige Zürcher Unternehmen, 2012 als ETHZ-Spin-off gegründet. Im Laufe der Jahre ist es stark gewachsen. Mittlerweile nutzen über 500 Unternehmen weltweit die App. In Berlin, San Francisco und London wurden Büros eröffnet. Die Mitarbeiterzahl hat gerade die 100 überschritten. Andreas Slotosch, für den Bereich Wachstum zuständig, schätzt die Schweiz trotz Auslandsexpansion weiterhin als wichtigen Markt ein. Vor allem die voranschreitende Digitalisierung der Arbeitsplätze hierzulande sorgt für Nachfrage.

Slotosch sieht mobile digitale Kommunikation als «Enabler für die Digitalisierung», damit machen Unternehmen also den ersten Schritt in diese Richtung. Danach folge oft die Digitalisierung anderer operativer Prozesse. Jedoch würden etliche Unternehmen weiterhin das schwarze Brett als primären Kommunikationskanal nutzen. «Wichtige Informationen erreichen die Mitarbeiter dadurch oft gar nicht oder zu spät.» Während der klassische Büromitarbeiter mit E-Mails überflutet werde, gebe es noch viele, die von wichtigen Informationen abgeschnitten sind. An diese richtet sich Beekeeper vor allem. Die App soll dafür sorgen, dass die richtige Information zur richtigen Zeit bei der richtigen Person landet.

Unternehmen benötigen heute einen schnellen Informationsaustausch. Das erkennt Slotosch daran, dass Angestellte für den Austausch untereinander häufig Consumer Tools wie WhatsApp nutzen. «Die sind aber überhaupt nicht für den Einsatz im Unternehmen konzipiert. Und es gibt viele datenschutzrechtliche Probleme.» Schweizer Beekeeper-Kunden sind Unternehmen aus dem Transport- und Bauwesen, Hotels, gastronomische Betriebe, der Einzelhandel.

Beim Back- und Eiswarenspezialisten Midor, der zur Migros gehört, verwenden rund 74 Prozent der Mitarbeiter die Kommunikations-App. Auch hier ist man zufrieden mit der neuen Art des Kommunizierens. Gerade im Schichtbetrieb erweist sich Bee­keeper als nützlich. Es gibt drei Schichten, zudem verfügt nur etwa ein Drittel der Mitarbeiter über eine Midor-Mailadresse und einen Computer-Zugang. «Diese Umstände erschweren die Kommunikation mit herkömmlichen internen Kommunikationsmitteln wie Intranet, Mail oder Aushang», sagt Kommunikationsleiterin Anne-Catherine Rüegg. «Beekeeper ermöglicht uns dagegen, alle Mitarbeitenden zu erreichen, denn alle verfügen über ein Smartphone.» Zudem könne jeder selbst etwas posten. «So erfahren wir viel mehr als früher und vor allem schneller. Etwa wenn die Marketingabteilung neue Produkte präsentiert. Das ist der grösste Vorteil.» Die wichtigsten Beekeeper-Posts werden auf Bildschirmen gezeigt, die an zentralen Stellen stehen.

Die Beiträge lesen im Schnitt 200 bis 250 Mitarbeitende, mehr als ein Drittel der Belegschaft. «Herkömmliche Aushänge würden nie auf so viel Beachtung stossen.» Für Rüegg sind gut informierte Mitarbeitende, welche Strategie, Werte und wichtige Entwicklungen des Unternehmens kennen und verstehen und sich als Kommunikationspartner ernst genommen fühlen, motivierter und loyaler. Sie identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen und arbeiten produktiver und zielgerichteter.

«Mitarbeiter sind besser eingebunden»

Bei Jucker Farm, Betreiberin von vier Erlebnisbauernhöfen, nutzen fast alle 170 Mitarbeiter die App. Vier Streams sind eingerichtet. Auf einem kommuniziert die Geschäftsleitung, auf dem zweiten geht es um Neuigkeiten aus dem Tagesgeschäft, auf dem dritten werden Ideen und Verbesserungsvorschläge gesammelt.

Der vierte Stream ist zum Plauschen da. Hier lassen sich Fotos von Teamausflügen oder Feriengrüsse posten. «Unsere interne Kommunikation läuft nur noch über Beekeeper», so Personalleiterin Susanne Vontobel. Vieles sei bei Jucker Farm wetterabhängig und nicht weit im Voraus planbar. Mit der App erreiche man die Mitarbeiter, von denen drei Viertel nicht am Computer arbeiten, sondern auf dem Feld oder bei den Gästen, zeitnah und kurzfristig.

Früher liefen die Informationen über E-Mail. Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz mussten die News in ihrer Freizeit am privaten PC lesen. Ausgedruckte Versionen wurden der Lohnabrechnung beigelegt. «Eine schnelle Kommunikation war so nicht möglich», sagt Vontobel. Mit Beekeeper geht nun alles schneller. Und jetzt sind auch Bottom-up-Informationen möglich und erwünscht. Vontobel: «Die Mitarbeiter sind durch die App besser eingebunden und entwickeln ein Verständnis, was in den verschiedenen Bereichen der Jucker Farm läuft. Sie fühlen sich als Teil des Ganzen.» Ein neues Zusammengehörigkeitsgefühl sei damit entstanden.

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