Das ePost Office bildet das Kernstück des neuen Angebots der Schweizer Post für Privatkunden. Die Post wird über die Erweiterung ihres bestehenden ePost-Box-Angebotes morgen an einem Medienanlass informieren, wie Personen, die mit dem Angebot vertraut sind, sagen.

Ein Sprecher der Post wollte auf Anfrage keine Details beispielsweise zur Preisgestaltung nennen, er verwies auf den Anlass vom Freitag.

Die wichtigste Erweiterung des ePost Office bilden laut Quellen Archivierungsfunktionen und das sogenannte Input-Management.

Mit Archivierungsfunktionen können Nutzer steuern, welche Dokumente sie wie lange aufbewahren möchten. Denn immer mehr Firmen wie Swisscom oder Kreditkartenbanken bieten ihren Privatkunden kleine Kostenvorteile, wenn sie ihre Rechnungen nicht mehr auf Papier empfangen, sondern nur noch technologisch.

Beim Input-Management können Postkunden über ihren Portalzugang steuern, wie und wann sie ihre Sendungen entgegennehmen möchten.

«Mit dem Archiving und dem Input-Management komplettiert die Schweizer Post ihre ganze Lieferkette», sagt ein IT-Dokumenten-Management-Spezialist, der mit dem Projekt vertraut ist.

Daten bleiben in der Schweiz

Der Ablaufprozess für die e-Post ist sehr komplex: Briefe können entweder konventionell auf Papier, aber auch als E-Mail, als Fax, als spezieller Internetbrief oder «hybrid», das heisst, kombiniert auf Papier und elektronisch aufgegeben und abgeschickt werden.

Nur schon hinter dem automatischen Einlesen von handgeschriebenen Briefen steckt eine Menge Computerleistung.

Die Post versieht die eingehenden Schreiben mit einem Zeitstempel und ordnet sie den einzelnen Kunden zu. Anschliessend erfolgt der Versand in die elektronischen Postfächer der Kunden inklusive Empfangsbestätigungen. Die Verarbeitung erfolgt laut Spezialisten gemäss allen regulatorischen Anforderungen verschlüsselt auf Schweizer Servern und Speichersystemen.

Kunden können bereits jetzt über den ePost-Dienst den Posteingang so steuern, ob und wie sie ihre Sendungen erhalten möchten. Auch Pakete oder Einschreiben lassen sich so handhaben.

Weniger aufregend klingt ein ebenfalls erweitertes neues Angebot der Schweizer Post für Firmenkunden. Das sogenannte «Document Lifecycle Management» wird neu auch als Cloud-Service angeboten.

Dabei werden eintreffende Dokumente digitalisiert, in die Firmensoftware bei den Unternehmen integriert und entsprechend den individuellen Arbeitsabläufen bei den Kunden verarbeitet und am Schluss archiviert.

Mit der systematischen Ausrichtung auf digitalisierte Post macht die Schweizer Post unter ihrer neuen Chefin Susanne Ruoff einen Quantensprung.

Ruoff hat in IT-Fachkreisen einen ausgezeichneten Ruf und bei ihren zwei beruflichen Stationen bei IBM und BT laut Experten genau die richtigen beiden Kompetenzen mitgenommen, die sie jetzt bei der Digitalisierung der Schweizer Post einbringen kann: das Verständnis für Technologie inklusive IT-Sicherheit sowie die besonderen Aspekte des IT-Dienstleistungsgeschäfts. Und wo die Post etwas nicht innert nützlicher Zeit selber entwickeln kann, kauft sie spezialisierte Firmen ein.

Zückerchen für Briefpost-Einheit

Post-intern hat die Zuständigkeit beim ePost-Office-Projekt einiges zu reden gegeben, wie es von Personen heisst, die mit dem Projekt vertraut sind. Denn eigentlich ist der Bereich Swiss Post Solutions für alle neuen digitalen Angebote zuständig.

Jetzt tritt aber die Einheit Post Mail nach aussen als federführend auf. Dahinter steht die Überlegung, dass dieser Bereich, der mit Poststellenschliessungen und Leistungsabbau vor allem für negative Schlagzeilen gesorgt hatte, jetzt einmal auch mit Innovationen glänzen darf.

Ob und wie gut ePost Office von der Kundschaft aufgenommen wird, wird sich weisen. Der Weg zum nächsten Briefkasten beispielsweise ist in der Schweiz viel kürzer als im Mittleren Westen der USA, wo die Idee der elektronischen Post ursprünglich herkommt.

«Hier in der Schweiz ist der Bedarf wohl eher im Zugriff bei Ferienabwesenheit auf die physische Post begründet», sagt Hannes Lubich, Informatikprofessor an der Fachhochschule Nordwestschweiz.

Für Lubich sind eine sichere Identifikation, geschützte, jederzeit verfügbare Zugriffe, aber auch Backoffice-Dienste wie sicheres Input-Handling, Bereitstellung, Archivierung und Löschung wichtige Features, die für einen Erfolg von ePost Office erforderlich sind.

«Kunden, die einen solchen Service wollen, wird es wohl zu Beginn nicht in so grossen Mengen geben, aber diejenigen, die das wollen, werden sicher akzeptieren, dass die IT-Sicherheit für diese Lösung zentral wichtig ist.»