Wenn der Spesenroboter abrechnet

Ein Start-up mit zwei Zentralschweizern im Gründerteam hat 1,7 Millionen Franken Investorengelder eingesammelt. Ihre Spesenabrechnungssoftware nimmt den Finanzabteilungen von Unternehmen viel Arbeit ab.

Andreas Lorenz-Meyer
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Das Gründerteam von Expense Robot: Thomas Inhelder, Lars Mangelsdorf, Melanie Gabriel, Philippe Sahli, Devis Lussi.

Das Gründerteam von Expense Robot: Thomas Inhelder, Lars Mangelsdorf, Melanie Gabriel, Philippe Sahli, Devis Lussi.

Bild: Oliver Hochstrasser

Das kommt in der Schweizer Geschäftswelt oft vor: Manager laden Kunden zum Mittagessen ein und bezahlen per Firmenkreditkarte. Am Monatsende füllen sie den Spesenbericht aus, alle Papierbelege kommen in die Ablage. Nun beginnt die Arbeit für das Finanzteam, das alles kontrollieren und ins Buchhaltungssystem einpflegen muss. Ein umständlicher Prozess, der viel Zeit und Geld kostet.

Danach braucht ein Spesenbericht – Erstellen, Genehmigen durch Vorgesetzte, Verbuchen – im Schnitt 20 Minuten, und diese 20 Minuten verursachen laut einer Studie 58 US-Dollar Kosten. «Bei einer Firma mit 150 Mitarbeitern, in der bei 80 Personen pro Monat vier- bis fünfmal Spesen anfallen, kommen da rund 250000 Franken im Jahr zusammen», rechnet Melanie Gabriel vor. Die gebürtige Nidwaldnerin ist Mitgründerin und Marketingchefin des Zürcher Start-ups Expense Robot, das die Spesenabwicklung in Unternehmen automatisieren will. Mit einer auf künstlicher Intelligenz basierenden Software, der Expense Robot App.

Viele Unternehmen arbeiten noch mit Excel

Die funktioniert so: Man macht nach dem Geschäftsessen ein Foto der Quittung und lädt es hoch. Die Software erstellt dann automatisch einen Entwurf. Ein weiterer Klick, und der Spesenbericht geht zur Buchhaltung. Die Vorgesetzten genehmigen den Vorgang, auch über die App, per Swipe-Funktion. «Unsere künstliche Intelligenz fischt alle relevanten Informationen aus dem Beleg heraus, die notwendig sind, um eine Geschäftsauslage korrekt abzuwickeln», erklärt der Luzerner Technikchef Devis Lussi. Zusätzlich zur Texterkennung OCR sind das auch Informationen wie Betrag, Währung, Land, Händler und Mehrwertsteuer. Letztere wird automatisch ausgelesen und korrekt verbucht. Der ganze Vorgang –Quittungsfoto inklusive Auslesen, Berichterstellung und KI-Prüfung – dauert nicht länger als fünf Sekunden.

Die wenigsten Firmen haben bisher diese Automatisierung, stellt Gabriel fest. Selbst wenn es eine Lösung gibt, beschränkt sich diese oft nur auf die digitale Ablage von Quittungen. Das Finanzteam muss die Informationen trotzdem noch aufbereiten. «Deswegen arbeiten die meisten Firmen immer noch mit Excel-Tabellen.» Bei Expense Robot sind die nicht mehr nötig. Die Software übernimmt die repetitiven Arbeiten, und die Finanzteams müssen nur noch Spezialfälle bearbeiten. Wenn es Verstösse gegen das interne Spesenreglement gibt. Oder wenn der Beleg wegen mangelnder Druckqualität nicht automatisch lesbar ist. Die konkrete Zeiteinsparung hängt davon ab, wie viele Spesenberichte es in einer Firma gibt und wie aufwendig diese sind.

Erfahrungsschatz aus früherer Arbeit

Expense Robot kann aber spürbare Entlastung bringen, so Gabriel. Sie berichtet von einem Kunden, dessen rund 150 Mitarbeiter im In- und Ausland tätig sind. Vor der Einführung von Expense Robot musste sich eine Person im Finanzteam ausschliesslich darum kümmern, Spesenberichte mit Kreditkartenzahlungen abzugleichen, sie auf Reglementverstösse zu prüfen und Mehrwertsteuerbeträge korrekt zu verbuchen.

«Heute kann sich diese Person grösstenteils um andere Aufgaben kümmern.» Zu den Expense-Robot-Kunden gehören unter anderem Swissquote, Kägi, Ameropa und SkyCell. Der Erfolg der App, die seit August auf dem Markt ist, dürfte auch dadurch erklärbar sein, dass die Gründer viel Know-how aus früherer Arbeit mit ins Start-up gebracht haben. Devis Lussi, der die Programmierung verantwortet, war vorher bei EY tätig, wo er sich um Prozessoptimierung durch künstliche Intelligenz kümmerte – wie jetzt beim Spesenroboter. Und Melanie Gabriel arbeitete beim Zürcher Techunternehmen Dizmo und übernahm dort neben der Marketingleitung viele zusätzliche Aufgaben, die ihr Einblicke in Produktentwicklung, Verkauf und Personalarbeit verschafften. «Dieser Erfahrungsschatz hilft mir jetzt, nicht nur alles von 0 auf 100 aufzubauen, sondern auch die richtigen taktischen und strategischen Entscheidungen zu treffen.»

Tester gaben Zusicherung, das Produkt zu kaufen

Entscheidungen, die auch zur momentan komfortablen finanziellen Lage des Start-ups beigetragen haben. In der sogenannten Seed-Runde im März sammelte Expense Robot 1,7 Millionen Franken frisches Kapital ein. Die Runde wurde von Swisscom und vom Beteiligungskapital-Arm des Finanzinfrastrukturbetreibers SIX angeführt. Hinzu kamen Doodle-Gründer Myke Näf und die Gründer des Personal-Finance-Anbieters Contovista.

Das junge Unternehmen war Schritt für Schritt vorgegangen. Zuerst programmierte man einen Prototypen der Spesen-App. Gabriel: «Wir hatten von Anfang an einige kleinere Firmen mit im Boot, welche das Spesenproblem aus erster Hand kannten und auf der verzweifelten Suche nach einem Produkt waren, das ihnen Abhilfe verschaffen würde.» Diese Firmen testeten den Prototypen, gaben Inputs und Verbesserungsvorschläge, aber vor allem auch die Zusicherung, dass sie das Produkt kaufen würden, sobald es auf dem Markt ist. «Mit dieser Zusicherung überzeugten wir dann die Investoren vom riesigen, bisher noch unausgeschöpften Potenzial unseres Produkts im In- und Ausland.»

Weitere Expansion ins europäische Ausland

Die 1,7 Millionen Franken aus der Kapitalrunde fliessen nun in den Support, ins Marketing und den Verkauf in der ganzen Schweiz. «Ausserdem strecken wir bereits die Fühler ins europäische Ausland aus», so Gabriel.

Die Software soll künftig «das gesamte Ökosystem rund um den Bereich Spesen abdecken». Weitere geplante Features sind etwa Anbindungen an Ticketsysteme für den öffentlichen Transport – Google Maps zur Berechnung von Fahrpauschalen, Uber und so weiter. Dann lassen sich die Kosten der Taxifahrt auch irgendwann direkt an den Spesenroboter übermitteln.