«Wir durchlaufen die strengste Phase»: Das neue Kliniksystem «Lukis» bereitet im Luzerner Kantonsspital einige Probleme

Das Luzerner Kantonsspital setzt mit dem neuen System «Lukis» voll auf Digitalisierung. Doch bei der Einführung harzt es. Jetzt nehmen die Luks-Vertreter im Interview Stellung zur Kritik.

Yasmin Kunz
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Bildschirme statt Papier: «Lukis»-Projektleiter Xaver Vonlanthen (links) und Marco Rossi, Chefarzt Infektiologie am Luzerner Kantonsspital, demonstrieren, wie der digitale Alltag im Spital aussieht.

Bildschirme statt Papier: «Lukis»-Projektleiter Xaver Vonlanthen (links) und Marco Rossi, Chefarzt Infektiologie am Luzerner Kantonsspital, demonstrieren, wie der digitale Alltag im Spital aussieht.

Eveline Beerkircher

Das Luzerner Kantonsspital (Luks) hat als erstes Spital im deutschsprachigen Raum das amerikanische Klinikinformationssystem Epic – oder «Lukis» wie es hier genannt wird – eingeführt. Seit dem 21. September sind das Luks und seine Aussenstandorte in Sursee und Wolhusen komplett digital unterwegs – vom Laborbericht, über Röntgenbilder bis hin zu Austrittsbriefen. Mit dem System soll die unglaubliche Menge an Dokumenten gebündelt und für alle Beteiligten digital abrufbar sein. Das neue System wird von 6500 Mitarbeitern angewendet. So gut das nun tönt: Das Klinikinformationssystem sorgt sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei Zuweisern wie etwa Hausärzten teils für Kritik: zu unübersichtlich und zu kompliziert sei dessen Handhabung, heisst es.

Lukis-Projektleiter Xaver Vonlanthen (60) und Marco Rossi (58), Chefarzt Infektiologie und eng in die Prozesse des «Lukis» eingebunden, erklären, wie das System im Klinikalltag funktioniert. Beide räumen ein, dass es noch einige Stolpersteine zu überwinden gibt.

Xaver Vonlanthen, wie beurteilen Sie die Umsetzung von Epic?

Vonlanthen: Aus technischer Sicht läuft das System einwandfrei. Aus Anwendersicht gibt es noch diverse Prozesse und Funktionen zu verbessern.

Zum Beispiel?

Vonlanthen: Die Planung von OP- und Sprechstunden-Terminen ist eine Herausforderung. Da die Terminplanung der beiden Bereiche nicht verknüpft ist, braucht es zwei Planungstools. Einmal für die Sprechstunden und einmal für die Operationen. Damit es keine Doppelbuchung gibt, muss das Planungspersonal im operativen Bereich momentan zwei Terminpläne öffnen. Das kostet Zeit und Nerven. Da wird Epic Funktionen auf unsere Anforderungen anpassen müssen. Dazu finden anfangs Januar erste Besprechungen mit der Entwicklungsabteilung von Epic statt.

Ist dies das grösste Problem?

Vonlanthen: Nein, nicht nur. Was uns momentan auch stark beschäftigt, sind die Berichte. Jene Briefe, die der Arzt nach einem Spitalaufenthalt oder nach einer Untersuchung verfasst, und die vom behandelnden Arzt – etwa dem Hausarzt – für weitere Abklärungen benötigt werden.

Die Austrittsberichte sind durchaus von Relevanz sowohl für Zuweiser als auch für die Patienten. Was genau funktioniert nicht?

Vonlanthen: Die inhaltliche Darstellung des Berichts hat sich verändert. Nicht nur Zuweiser, sondern auch das Luks-Personal monieren die Unübersichtlichkeit. Diese Darstellung, wie Epic sie uns vorgibt, sind wir uns hier nicht gewohnt. Optimieren müssen wir auch den Ablauf des Erstellungsprozesses. Nebst der Darstellungsform störten sich die Zuweiser vor allem daran, dass sie die Berichte nicht mehr als PDF via E-Mail erhalten, sondern es sich aktiv auf dem neuen Portal holen müssen. Den PDF-Versand können wir ab Januar wieder anbieten.

Rossi: Vor dem Wechsel hatten wir deutlich mehr Freiheiten im Verfassen von Berichten. Wir konnten den Text nach unseren eigenen Formatvorlagen produzieren. Entsprechend kamen die Briefe unterschiedlich daher. Das «Lukis» sieht vor, dass bereits bestehende Inhalte aus dem System als Textbaustein mittels Klick ins Dokument eingefügt werden. Der Bericht ist dann nicht frisch geschrieben, sondern eine Aneinanderreihung dieser Textbausteine. Daran stören sich einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So schnell lässt sich diese Situation aber nicht ändern.

Sie sprechen es an: Anpassungen im System dauern lange.

Vonlanthen: Das kommt auf die Komplexität der Anpassungen an. Bei den meisten Funktionalitäten sind wir in der Lage, selber Änderungen vorzunehmen. Daran arbeiten rund 60 Analysten. Grössere Anpassungen im System lassen sich nicht von heute auf morgen realisieren, weil sie einerseits komplexere technische Eingriffe im System erfordern und andererseits vor der Umsetzung auch ein Konsens der beteiligten Bereiche gefunden werden muss. Änderungen in den Grundfunktionen müssen zudem gemeinsam mit dem amerikanischen Anbieter Epic entwickelt und dann im Rahmen von Upgrades umgesetzt werden.

Hat man diese Schwierigkeiten so erwartet?

Vonlanthen: Es gibt Probleme, mit denen wir eher gerechnet haben wie etwa die Log-in-Probleme beim Start. Dann gibt es auch Überraschungen: so etwa die erwähnte Problematik mit den Berichten und Briefen.

Hand aufs Herz: War der Entscheid richtig, auf Epic zu setzen?

Vonlanthen: Ich bin überzeugt, dass der Entscheid richtig war und ist. Epic bietet die Möglichkeit – im Gegensatz zu den anderen Anbietern –, dass das System auch noch in zehn Jahren laufend angepasst werden kann. Und das wird wohl mit dem Fortschreiten in der Medizin und Technik unabdingbar sein. Ich bin guter Dinge, dass in etwa einem Jahr das System grossmehrheitlich einwandfrei funktioniert.

Epic war mit rund 65 Millionen Franken das teuerste Produkt auf dem Markt. Muss aufgrund der Schwierigkeiten mit Mehrkosten gerechnet werden?

Vonlanthen: Es ist verfrüht, darüber schon Aussagen zu machen. Konkrete Zahlen können wir erst nach Projektabschluss vorweisen. Was man sagen kann: Die Mehrstunden werden wir im Jahresabschluss sicherlich spüren.

Das Ziel des neuen Systems ist nicht nur die Digitalisierung und Effizienzgewinnung, sondern auch eine Standardisierung der Abläufe. Können Sie, Herr Rossi, das ausführen?

Rossi: Vor der «Lukis»-Einführung gab es mehrere Varianten, um etwa einen Bericht zu schreiben oder Medikamente zu verordnen. Das Personal war also relativ frei. Die Umstellung auf «Lukis» hat solche Prozesse harmonisiert. Ein Beispiel: Heute muss man das Medikament vor der Verabreichung im System erfassen. Das ist vor allem für die Patientensicherheit zentral. Sollte die Gefahr einer Wechselwirkung zwischen Arzneimitteln bestehen, so zeigt das System diese an. Vor «Lukis» hat man oft die Medikamente verabreicht und erst dann schriftlich festgehalten. Heute ist das nur noch in Notfällen möglich.

Einige Mitarbeiter und Zuweiser monieren, dass mit dem System nun alles mehr Zeit in Anspruch nehme. Widerspricht das dem Ziel der Effizienzsteigerung?

Rossi: Wenn Effizienz nur mit Schnelligkeit gleichgesetzt wird, dann ist es in der jetzigen Phase in einigen Bereichen tatsächlich ein Widerspruch. Wir brauchen aktuell teils mehr Zeit als vorher. Ich bin allerdings überzeugt, dass wir uns nach und nach an die neuen Abläufe gewöhnen und dann punkto Effizienz profitieren werden.

Zwei Jahre vor der Epic-Einführung haben Sie sich mit dem System befasst. Wo können Sie Erfolge verbuchen?

Vonlanthen: Selbst wenn die negativen Rückmeldungen jetzt unsere Arbeit dominieren, so gibt es in der Tat viele Sachen, die gut angelaufen sind. Ein Beispiel dafür ist das Labor – ein immens wichtiger Bereich in einem Spital. Bei den Schnittstellen von den Abteilungen zum Labor funktioniert alles reibungslos. Auch auf den Stationen klappt die Arbeit mit dem neuen System schon relativ gut. Im ambulanten Bereich sind die Abläufe noch zu kompliziert. Diese müssen vereinfacht werden.

Fakt ist: Es gibt noch einige Hürden zu nehmen. Wie optimistisch sind Sie für die Zukunft?

Vonlanthen: Es ist vergleichbar mit einem Marathon. Man braucht einen langen Atem sowie Durchhaltewillen. Ich würde sagen, wir befinden uns etwa bei Kilometer 37 – und stehen kurz vor dem Ziel noch vor einem Berg. Dieser ist aber zu bewältigen. Aktuell durchlaufen wir die strengste Phase. Es ist nun wichtig, diese auszuhalten und nicht voreilig wesentliche Veränderungen vorzunehmen.

Die Mitarbeiter sind stark gefordert. Auf der Intensivstation ist es – unter anderem wohl auch in Zusammenhang mit dem Mehraufwand von «Lukis» – zu Ausfällen gekommen.

Vonlanthen: Es ist vor allem dem Wohlbefinden des Personals grosse Beachtung zu schenken. Das System fordert uns alle, weil es nebst dem bereits strengen Arbeitsalltag zusätzlichen Aufwand bedeutet. Die Führungskräfte müssen zu ihren Mitarbeitenden Sorge tragen und allfällige Symptome einer Überarbeitung frühzeitig erkennen.

200 Anfragen pro Tag

Aktuell gehen beim «Lukis»-Team, bestehend aus 60 Personen aus allen Gesundheitsberufen, täglich bis zu 200 Anfragen ein. Diese werden triagiert und priorisiert. Seit der Umstellung auf das digitale Klinikinformationssystem «Lukis »im September zählte das Team 19'000 Anfragen. Davon konnten knapp 17 '000 gelöst werden, 800 wurden als Optimierungen eingestuft. Das «Lukis»-Team führt einen Pikettdienst und ist bei Problemen rund um die Uhr erreichbar.

Ende März sollte sich die Situation dahingehend stabilisiert haben, dass die erwähnten Optimierungen in Angriff genommen werden können. Dazu gehören auch Absprachen mit den beteiligten Fachbereichen. «Lukis»-Projektleiter Xaver Vonlanthen sagt: «Wir müssen einen Konsens finden, der für alle im Grossen und Ganzen stimmt, bevor wir Abläufe optimieren.» Diese Woche startete das Pilotprojekt, bei welchem Patienten über «MeinLUKS» auf ihre Dokumente zugreifen können. 

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