KANTON NIDWALDEN: Aktenführung und Archivierung einheitlich

Der Regierungsrat hat das erste kantonale Archivierungsgesetz zuhanden des Landrates verabschiedet. Die Aktenführung und Archivierung von Kanton und Gemeinden soll damit auf eine solide rechtliche Basis gestellt werden.

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(Symbolbild Keystone)

(Symbolbild Keystone)

Alle 38 Teilnehmenden der Vernehmlassung anerkennen laut einer Medienmitteilung der Staatskanzlei Nidwalden die Notwendigkeit und den Nutzen eines einheitlichen Archivierungsgesetzes. Begrüsst wird insbesondere die zusammenhängende Regelung von Aktenführung und Archivierung sowohl auf Kantons- wie auf Gemeindeebene in einem umfassenden Gesetz.

Die Behörden oder Verwaltungsstellen des Kantons, der Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten bleiben jedoch weiterhin für die Archivierung ihrer eigenen Akten zuständig. Das neue Gesetz gibt den Rahmen vor, innerhalb dessen die ordnungsgemässe Archivierung vorgenommen werden muss.

Einheitliche Verwaltungs-Software für die Gemeinden
Insbesondere die im Entwurf festgeschriebene Unterstützung durch das Staatsarchiv ist in der Vernehmlassung auf Zustimmung gestossen. Die von verschiedenen Vernehmlassungseilnehmern vorgeschlagene Erarbeitung von spezifischen Verfahrensregeln für die Erstellung und Handhabung elektronischer Akten werden vom Regierungsrat in einem separaten Projekt (ELVER NW: Elektronische Verwaltung Nidwalden) an die Hand genommen.

Die Gemeinden erhalten im Rahmen dieses Projekts die Möglichkeit, eine einheitliche Geschäftsverwaltungssoftware einzuführen. Das Archivierungsgesetz ist bewusst technologie-neutral formuliert, es muss sowohl auf elektronische wie auch auf Papierdokumente anwendbar sein – nicht zuletzt, weil es mit historischen Beständen, mit Archivdepots
und mit Sammlungen auch herkömmliches Papier-Archivgut umfasst.

Nidwaldner Besonderheiten werden berücksichtigt
Die heutige Verordnung über das Staatsarchiv ist bereits über dreissig Jahre alt. Sie vermag den Anforderungen an moderne Archive in keiner Weise mehr zu genügen. Da Aktenführung und Archivierung untrennbar mit dem Datenschutz zusammenhängen, ist der Datenschutz im Archivbereich als logische Fortsetzung des kantonalen Datenschutzgesetzes zu regeln.

Die zuhanden des Landrates verabschiedete Vorlage orientiert sich am Bundesgesetz über die Archivierung und an neueren kantonalen Erlassen, nimmt jedoch Rücksicht auf die Nidwaldner Besonderheiten. Sie beinhaltet die drei Kernbereiche Aktenführung, Archivierung sowie Benutzung des Archivguts.

Die fünf formellen und inhaltlichen Ziele
Die formellen und inhaltlichen Zielen ergeben sich einerseits aus der in den letzten Jahrzehnten gelebten Archivpraxis in Nidwalden und andererseits aus den in anderen Kantonen gesammelten Erfahrungen:

  • Nur grundlegende Bestimmungen werden aufgenommen.  
  • Das Archivierungsgesetz ist formell dem Datenschutzgesetz gleichgestellt. Es führt den Datenschutz im Archivbereich fort und benützt die gleichen Begriffe.  
  • Die Vorlage umfasst die gesamte «Lebensspanne» von Akten von ihrer Herstellung bis zu ihrer dauerhaften Archivierung bzw. Vernichtung. Da die Aktenführung eine Voraussetzung für eine reibungslose Archivierung ist, werden beide Gebiete im gleichen Gesetz geregelt.  
  • Aktenführung und Archivierung werden für den gesamten Kanton einheitlich geregelt.  
  • Das Staatsarchiv ist die zentrale Kompetenzstelle für Aktenführung und Archivierung im Kanton. Es berät die Organe und unterstützt die anderen Archive. In diesem Rahmen bleibt die Autonomie der Gemeinden sowie der kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten gewahrt.

ana