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Kanton Obwalden schiebt Officeatwork-Einführung auf die lange Bank

Mit einer neuen Software will die Kantonsverwaltung Obwalden ihre Dokumentvorlagen modernisieren. Mit der Umsetzung harzt es aber.
Franziska Herger
Die Webseite von Officeatwork. (Bild: NZ)

Die Webseite von Officeatwork. (Bild: NZ)

Obwalden will es dem Nachbarkanton Nidwalden und etwa auch der Gemeinde Stans gleichtun und die Vorlagen-Software Officeatwork in der gesamten kantonalen Verwaltung einführen. Es bietet massgeschneiderte Dokumentvorlagen, etwa für Briefe, E-Mails und Memos. «Wir benutzen bereits heute Vorlagen, die auf unserem Corporate Design basieren», erklärt Landschreiberin Nicole Frunz Wallimann auf Anfrage.

Diese enthalten etwa das Kantonswappen und die genaue Verwaltungsabteilung, von der das Dokument stammt. «Doch diese Vorlagen sind noch dezentral gespeichert und müssen in vielen Bereichen manuell ausgefüllt werden», fährt Nicole Frunz fort. Mit Officeatwork würden die Vorlagen dagegen direkt mit der Benutzerdatenbank verknüpft und zentralisiert. «Dadurch würde mittels Anwählen des gewünschten Benutzers ein grosser Teil der Vorlagenausfüllung automatisiert», sagt sie weiter.

65'000 Franken wurden 2016 für die Einführung von Officeatwork budgetiert. «Mit der Ablösung der Software Microsoft Office 2007 durch Office 2016 wollten wir auch gleich die Vorlagen anpassen», führt die Landschreiberin aus. Doch in der Umsetzung harzt es. Ihr Ziel, die Einführung von Officeatwork in der kantonalen Verwaltung im Jahr 2017 abzuschliessen, konnte die Staatskanzlei nicht erreichen, wie dem Rechenschaftsbericht der Regierung zu entnehmen ist. «Aufgrund von technischen Problemen bei der Netzlaufwerkverbindung hat die Staatskanzlei die Einführung von Officeatwork bis zu deren Behebung sistiert», heisst es dort.

Die Finanzstrategie hat Priorität

«Bei Testläufen im letzten Herbst wurde eine Verschlechterung in der Leistung festgestellt», so Nicole Frunz. «Dieses Problem konnte aber inzwischen behoben werden.» Das Projekt bleibt jedoch bis auf weiteres sistiert. Für den Umgang mit den neuen Vorlagen müsste nämlich zumindest ein Teil der Verwaltungsmitarbeiter geschult werden. «Dafür müssen wir unsere Personalressourcen analysieren», so die Landschreiberin. «Bekannterweise hat gerade die Finanzstrategie 2027+ Priorität. Wo das Officeatwork-Projekt nach der Analyse auf der Liste der Prioritäten stehen wird, kann ich nicht sagen.» Auch, ob durch die Verzögerung zusätzliche Kosten entstünden, sei noch nicht klar.

Von der Komplexität her nicht vergleichbar

Ähnliche Erfahrungen wie bei der Einführung des Records Management Systems (RMS), das die elektronische Ablage und Bewirtschaftung von Dokumenten ermöglicht, seien jedoch nicht zu erwarten. 2011 war man von einer Einführungszeit von drei Jahren ausgegangen. Am Ende dauerte diese rund ein Jahr länger als erwartet und auch nach deren Abschluss 2015 tauchten in der Benutzung technische Instabilitäten auf.

«Das RMS und Officeatwork sind von der Komplexität her absolut nicht zu vergleichen», betont Nicole Frunz. «RMS erforderte, die ganzen Prozesse in der Verwaltung neu anzuschauen und festzulegen. Officeatwork ist dagegen ein Standardprodukt», so die Landschreiberin.

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