Vielen Dank für Ihre Registrierung. Sie haben den Aktivierungslink für Ihr Benutzerkonto per E-Mail erhalten.

Vielen Dank für Ihre Anmeldung.

Die Zuger Stadtverwaltung zügelt 2100 Laufmeter Akten

Die Stadtverwaltung zieht momentan aus ihren vier Domizilen im Zentrum aus und übersiedelt ins ehemalige Firmengebäude der Landis & Gyr an der Gubelstrasse. Der grosse Coup geht Ende Juni über die Bühne.
Cornelia Bisch
Die Mitarbeitenden der Verwaltung packen mit an beim Umzug, hier Ursi Keller. (Bild: Stefan Kaiser, Zug, 27. Mai 2019)

Die Mitarbeitenden der Verwaltung packen mit an beim Umzug, hier Ursi Keller. (Bild: Stefan Kaiser, Zug, 27. Mai 2019)

«Langsam macht sich Aufbruchstimmung breit und es kommt richtig Elan auf», stellt Franco Keller, Fachbereichsleiter Projekte und Organisatorisches der Stadtverwaltung Zug, fest. Denn momentan arbeiten sämtliche Mitarbeiter an den Vorbereitungen für den Umzug an die Gubelstrasse und werden instruiert.

Sie sind dazu angehalten, ihre Unterlagen auszusortieren, Überflüssiges fachgerecht zu entsorgen und einzupacken, was tagesaktuell gebraucht wird oder im Tagesarchiv im Untergeschoss der neuen Adresse aufbewahrt werden soll. Ins Stadtarchiv kommen jene Unterlagen, die nicht mehr gebraucht, aber noch aufbewahrt werden müssen. Denn wie bei einem privaten Umzug, so will man auch hier die Zügelaktion dazu nutzen, um mal wieder so richtig auszumisten. «Es soll nichts an die neue Adresse transportiert werden, was dort nicht unbedingt benötigt wird», betont Keller.

Transportstücke werden codiert

«Wir transportieren zirka 2100 Laufmeter Akten auf 265 Europaletten», rechnet Keller vor. Die ganze Zügelaktion sei eine grosse Herausforderung. «Wir sind aber voll auf Kurs. Sämtliche ­Mitarbeiter und das externe Zügel­unternehmen arbeiten ausgezeichnet mit.» Was immer möglich, sprich sämtliches Archivmaterial, wird in einem ersten Schritt vorgängig, also in den kommenden Wochen, gepackt und transportiert.

Damit beim Zügeln kein Chaos entsteht und alles am richtigen Ort landet, wird jedes Transportstück mit einem Code markiert. «Auf diese Weise wissen die Zügelleute genau, auf welches Stockwerk, in welches Büro und an welchen Arbeitsplatz jede Kiste gehört», führt Keller aus. Neben dem Umzug der Akten und persönlichen Utensilien der Mitarbeiter, ist natürlich auch der Transport von 900 Kubikmetern Büromobiliar eine gewaltige Herausforderung. «Es wird alles in transportfähige Teile zerlegt, codiert, abtransportiert und im neuen Gebäude standortgenau platziert», erklärt Keller. Dies ist insofern trickreich, als dass der Aufbau der modularen Möbel in den neuen, unterschiedlich dimensionierten Räumen, in gänzlich anderer Form und Ordnung erfolgen wird.

Ausserdem müssen zusätzliche, neue Möbelteile, welche direkt angeliefert werden, in die bestehenden Systeme integriert werden.«Der eigentliche Coup geht dann Ende Juni über die Bühne», verrät Keller. Am 27. Juni um 17 Uhr verlässt der letzte Mitarbeiter der Stadtverwaltung seinen Arbeitsplatz und das 100- bis 120-köpfige externe Zügelteam macht sich mit 10 bis 15 Fahrzeugen an die Arbeit. Im Schichtbetrieb wird von diesem Zeitpunkt an rund um die Uhr bis Samstag Mittag geschleppt, gestapelt, transportiert und ausgeladen. «Am Samstag, 29. Juni, um 12 Uhr, übergebe ich den Schlüssel unseren Informatikern, die dann den Rest des Wochenendes für die Prüfung von bereits neu installierten Computersystemen nutzen werden.»

Am Montag, 1. Juli, kommen sämtliche Mitarbeiter der Stadtverwaltung und richten ihre neuen Arbeitsplätze ein, damit am Dienstag, 2. Juli um 8 Uhr früh der Verwaltungsbetrieb wieder aufgenommen werden kann und die Schalter für die Öffentlichkeit zugänglich sind.

An der Planung dieses bis ins letzte Detail durchdachten Coups arbeiten Franco Keller und das achtköpfige Planungsteam unter der Leitung von Stadtschreiber Martin Würmli bereits seit eineinhalb Jahren. Der Aufwand hat sich indes gelohnt: «Wenn alles gut geht, bringen wir die gewaltige Zügelaktion auf diese Weise innert kürzester Zeit über die Bühne», betont Mediensprecher Dieter Müller. «Angesichts der Tatsache, dass wir diesbezüglich auf keine Erfahrungswerte zurückgreifen können, ist das schon ziemlich cool.»

Die Verwaltung ist für die Öffentlichkeit während zweier Werktage, am Freitag, 28. Juni, und am Montag, 1. Juli, geschlossen.

Merkliste

Hier speichern Sie interessante Artikel, um sie später zu lesen.

  • Legen Sie Ihr persönliches Archiv an.
  • Finden Sie gespeicherte Artikel schnell und einfach.
  • Lesen Sie Ihre Artikel auf allen Geräten.